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平均處理時間對呼叫中心至關(guān)重要

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知道如何計算平均處理時間是電話呼叫中心管理的重要組成部分,因為它有助于確定部門內(nèi)最佳的人員配備。電話呼叫中心管理的關(guān)鍵組成部分是了解如何計算平均處理時間。平均處理時間(AHT)是電話呼叫中心常用的關(guān)鍵績效指標(biāo),用于衡量客戶互動的平均時間。它可以使呼叫中心管理人員能夠確定安排最佳的人員配置,以按要求的服務(wù)水平和質(zhì)量處理呼叫量。

企業(yè)必須了解他們收集的數(shù)據(jù)點,包括平均處理時間,以確保呼叫中心運轉(zhuǎn)良好。為什么AHT很重要平均處理時間的計算對于電話呼叫中心的準(zhǔn)確預(yù)測、資源規(guī)劃、預(yù)算、計劃和培訓(xùn)需求至關(guān)重要。同樣也會影響客戶體驗指標(biāo)和運營指標(biāo)在一個電話呼叫中心具有五類度量標(biāo)準(zhǔn)的模型,可訪問性、質(zhì)量、效率、成本績效和戰(zhàn)略影響,AHT在客戶服務(wù)團(tuán)隊中最適合的位置是什么呢?AHT是一項關(guān)鍵的效率指標(biāo),它與預(yù)測準(zhǔn)確性,對計劃的遵守程度和入住率密切相關(guān)。

效率是時間的度量,對于代理商和客戶而言,這都是成功的關(guān)鍵因素。雙方都希望花費最少的時間提供和接受服務(wù)。通過專注于監(jiān)視和管理平均處理時間,呼叫中心可以找到對企業(yè)和客戶最有效的效率平衡點。平均處理時間公式計算電話呼叫中心中電話交互的平均處理時間的公式為:AHT =(總通話時間+總保持時間+總呼叫后工作時間)/總通話次數(shù)以下是每個指標(biāo)含義的細(xì)分:總通話時間是座席與客戶通話的分鐘數(shù)??偙3謺r間是客戶在代理商調(diào)查問題時被保留的分鐘數(shù)??偤艚泻蠊ぷ鲿r間是指在與客戶進(jìn)行互動之后,業(yè)務(wù)代表整理案件所需的分鐘數(shù)。這包括在CRM系統(tǒng)中記錄詳細(xì)信息和更新知識庫所用的時間。這些指標(biāo)中的每一個都需要進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)以及有效管理。

通話的平均處理時間計算很容易執(zhí)行,因為此信息較易獲取,并且上面提到的所有三個數(shù)據(jù)元素均適用。但是,企業(yè)應(yīng)該分別分解每個數(shù)據(jù)元素,而不是將它們放在同一個數(shù)據(jù)集。這是使用實際數(shù)字計算平均處理時間的示例:(2,000總通話時間分鐘+ 1,000總保留時間分鐘+ 700呼叫后工作分鐘)/ 500個呼叫= 7.4分鐘平均處理時間分鐘企業(yè)可以在其他渠道(例如,電子郵件和聊天)中使用相同的公式,但是保持時間通常不屬于此等式:AHT =(總通話時間+總的呼叫后工作)/總呼叫數(shù)推動AHT的因素有一些因素會增加呼叫中心的平均處理時間,其中包括:由于新產(chǎn)品或升級產(chǎn)品,客戶或流程而導(dǎo)致的復(fù)雜呼叫;技術(shù)或系統(tǒng)故障,導(dǎo)致電話呼叫中心座席需要更長的時間來記錄呼叫或為客戶提供幫助;專注于首次通話解決方案,因為這里的目標(biāo)是解決一個電話中的客戶問題,這通常會導(dǎo)致更長的交互時間。

如果處理時間太長,則可能導(dǎo)致隊列中的呼叫時間更長,這會增加平均隊列/等待時間和放棄率,并導(dǎo)致呼叫中心錯過關(guān)鍵服務(wù)目標(biāo)。為了確保AHT達(dá)到目標(biāo),電話呼叫中心的最佳做法是為平均處理時間設(shè)置范圍,但不是硬性要求,避免為快速達(dá)到目標(biāo)降低服務(wù)質(zhì)量。設(shè)置硬性目標(biāo)可能導(dǎo)致重復(fù)呼叫,服務(wù)質(zhì)量低下和座席混亂,從而使報告產(chǎn)生偏差并影響整體計劃。坐席行為企業(yè)需要考慮AHT如何影響代理行為。

如果代理商過多地專注于較難的目標(biāo)時間指標(biāo),他們可能會縮短與客戶的互動、提供錯誤的信息,無法追加銷售或交叉銷售以及規(guī)避系統(tǒng)和流程。這最終會影響整體的客戶體驗變差。最后,下面是一些重點因素可以幫助呼叫中心改善平均處理時間,同時又不影響質(zhì)量。培訓(xùn)坐席如何運用關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng),例如電話呼叫中心軟件和CRM系統(tǒng)。創(chuàng)建一個可供員工和客戶使用的知識庫,使這兩個團(tuán)隊都能找到常見問題的答案。監(jiān)視坐席以識別他們在哪里出現(xiàn)問題,以改善平均處理時間。確保坐席了解他們支持的產(chǎn)品和服務(wù)。




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