(2)規(guī)范的問候語。

在工作場合，接聽電話時，首先應(yīng)問候，然后自報家門。對外接待應(yīng)報出單位名稱，若接內(nèi)線電話應(yīng)報出部門名稱。比如:您好，X公司或xx大學(xué)音樂系，您好。您好，銷售部辦公室，我是×x。自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規(guī)范的電話體現(xiàn)的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴(yán)管理。在家里接電話可以有很多選擇，規(guī)范一點的可以用:喂，你好!問候?qū)Ψ?。?dāng)然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家里，關(guān)鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的，過于規(guī)范化的電話反而會讓人覺得公事公辦的冷淡。

(3)要找的人不在或不能接聽電話時的處理。

這里特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

(4)學(xué)會記錄并引用對方的名字。

在辦公室工作的人員，應(yīng)該有意識地訓(xùn)練自己的聽辨能力。假如對方是老客戶，經(jīng)常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好:您好，王經(jīng)理。這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應(yīng)該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆鞒鲞m當(dāng)?shù)慕忉?，如很抱歉，讓您久等了等。如果是在家里接聽電話，盡管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響5聲以上オ去接聽，也應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。老朋友之間盡管沒有必要作出鄭重其事的道歉，但向?qū)Ψ浇忉屢幌卵诱`的原因也是必要的。