首先，第一要素是預(yù)測呼入量”。呼叫中心的人力資源安排都必須在預(yù)測呼入量”的基礎(chǔ)上來開展，畢竟呼入服務(wù)是等待式”服務(wù)，提前預(yù)測呼入量是提前做好人力安排，即排班的核心基礎(chǔ)。一般情況下，這種提前排班是指一周或半個月，筆者所在的機構(gòu)是一個月。一個月前預(yù)測和排班，是充分顧及了員工感受的排班，但就業(yè)務(wù)量預(yù)測而言，偏離度也可想而知，畢竟一個月前無法預(yù)知未來30天內(nèi)可能發(fā)生的營銷短信、突發(fā)事件等等，所以這個環(huán)節(jié)最大的困惑是預(yù)測的準確度”問題。做過呼入運營管理的人都知道，預(yù)測雖有規(guī)律可循，但要精細到未來某天96個15分鐘或48個30分鐘時段的預(yù)測，不排除有人腦或電腦的估算”的成分。因此，預(yù)測呼入量是最重要、最考究，但又最無奈的環(huán)節(jié)。因為，它的準于不準”對指標的好與不好”起決定性作用。

其次，第二要素是計算接通率”。假設(shè)在預(yù)測呼入量基本準確的條件下，我們首先要根據(jù)某天各個時段人力資源、單電耗時、員工利用率、小休率，計算各時段接聽能力，注意這里計算的是反映接聽能力的接通率而非反映接聽效率的服務(wù)水平。當我們有了全天接通率的數(shù)據(jù)后才有預(yù)測接聽服務(wù)水平的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如果我們連接通率都無法做到心中有數(shù)，那么服務(wù)水平也就聽天由命吧。所以，計算接通率的目的在于分析自己是否需要備勤”，對于來電出現(xiàn)浪涌”時，自己有能力維護指標的人力資源，否則，只有看著數(shù)據(jù)下跌，而自己無能無力。

最后，第三要數(shù)是估算服務(wù)水平”。能在20或30秒接起客戶電話的接聽效率，是業(yè)內(nèi)一些機構(gòu)反映自己更高標準接聽能力的一個指標，一般用于對待自己的高端客戶。如果要估算一天的服務(wù)水平，根據(jù)筆者的經(jīng)驗，一是員工利用率指標要在計算接通率時，最好按75%以下來考慮。因為，員工等待客戶電話有益服務(wù)水平，反之，僅僅有利接通率，而服務(wù)水平就難說了。員工的繁忙度與接通率成正比，與服務(wù)水平則是反比。二是將全天員工就餐、夜間及凌晨等呼入量不大的時間定為服務(wù)水平損耗區(qū)間，如10%或20%。如此，我們可以根據(jù)員工利用率和人性損耗區(qū)間大致估算出一天的服務(wù)水平。但是，實際來電、人力出勤等變化由于備勤的準備，它們真不一定影響接通率，但它肯定影響服務(wù)水平。好比，一件事情我們回答能不能做”比什么時候做到”要難得多。

結(jié)合以上方式，若再面對今天的呼入服務(wù)水平能到多少”的問題，我的答案是呼入量如我所測，我們將在多少接通率的基礎(chǔ)上達到多少”。以及為什么今天的服務(wù)水平?jīng)]有達標”，我的答案將從預(yù)測與實際之比、人力資源出勤率情況、采取維持服務(wù)水平措施的效果等方面，我們在首保多少接通率的前提下，最終實現(xiàn)多少服務(wù)水平。這樣梳理，相信有助于我們把不容易做到”的事至少我們要說到”。