客服中心的運營管理,難嗎?
答案有以下兩種不同的聲音:
@難:要用有限的人接通更多的電話,想縮短通話時長還要追求更高的客戶滿意度;想要質(zhì)檢不扣分但還要盡快掛電話;想不加工資還想要降低流失率;想要員工滿意但是還要讓客戶感知好,想降低成本還要提升客戶滿意度,想讓公司滿意、員工滿意、客戶滿意……
@不難:運營就是一個越做越簡單的過程。隨著團(tuán)隊的日趨成熟,運營也會越來越簡單。
在我看來,雖然一千個人眼中有一千個哈姆雷特。但,一千個客服中心的運營方式其實差別并不大。那么如何讓客服中心的運營變得簡單些?其實抓住幾個關(guān)鍵步驟就好了。
一、明確客服定位、運營指標(biāo)
客服中心是為了客戶而存在,為客戶的滿意度、忠誠度,還為了客戶的推薦值,客戶的口碑傳播。但是實際上客服中心的運營管理不是受客戶的約束,而是取決于公司對于服務(wù)的定位。就像每個公司想給客戶提供的服務(wù)深度不一樣,自然服務(wù)的策略也不一樣。即是,運營指標(biāo)。但是在運營指標(biāo)的背后是公司的服務(wù)戰(zhàn)略。服務(wù)戰(zhàn)略也許沒有人能明確說出來,但實際上每個公司都對客服中心有基本的定位,而這些定位決定了客服中心將以何種方式實現(xiàn)指標(biāo)。
舉個例子??梢赃@么說,不追求接通率的客服中心基本都是假客服中心。但是在追求接通率的方式上差別卻是很大的。有些公司試圖通過提升員工技能;有些公司資源豐富,希望通過更新?lián)Q代軟硬件系統(tǒng)、知識庫等;還有些公司通過優(yōu)化流程提升。但,有些公司通過硬性掛電話實現(xiàn)。(即,系統(tǒng)設(shè)定好通話時長,只要時間一到,系統(tǒng)自動斷線。)
二、如何實現(xiàn)運營指標(biāo)?
在確定了服務(wù)定位、服務(wù)理念,運營指標(biāo)后,就要考慮如何實現(xiàn)指標(biāo)了。
客服中心的管理和任何管理都一樣,管理無非分為兩大方面:管人、管事。而在這兩者中,先管理哪一個?
估計很多人會說,先管人啊,因為任何事情都是通過人來實現(xiàn)的。錯!應(yīng)該先管事。
比如說,你不確定好員工的薪酬待遇,如何能招到人呢?如果不確定好流程,讓員工根據(jù)什么解答客戶的問題呢?又如何讓質(zhì)檢判定對錯呢?而如果質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)不確定,又如何讓員工知道怎么回答是對的,怎么回答是錯的呢?
所以,運營管理首先要管理事,把臺子搭好了,員工才知道該如何唱戲。
1管事
那么,在管理事情上面,都包括哪些呢?
1、必須建設(shè)好流程。大到每一個客服中心,小到每一個團(tuán)隊,流程建設(shè)好是前提。而流程不單單包括業(yè)務(wù)流程,還要包括部門之間的協(xié)調(diào)流程,后臺支撐的流程,管理的流程等。
2、設(shè)立相應(yīng)的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)既體現(xiàn)了服務(wù)理念(服務(wù)理念決定了評分的方向),也要以流程為依據(jù)。(所以很多公司的員工和質(zhì)檢員的矛盾本身,不是質(zhì)檢員的問題,而是流程的問題。質(zhì)檢員只不過是替罪羊。)
3、合理的績效管理。介于人和事中間,因為績效管理本身屬于運營體系,屬于事情的部分,但卻直接決定了員工的工作表現(xiàn)。應(yīng)該說,如果一個團(tuán)隊的工作積極性不高,基本上都是績效管理的問題??冃Ч芾淼目己朔绞酵ㄟ^影響每個人的收入從而牽引了員工的注意力,決定了員工的行為,從而影響了集體的心態(tài)和工作積極性。
4、完善的培訓(xùn)。培訓(xùn)師的專業(yè)度和班組長的輔導(dǎo)能力共同決定了員工的整體技能。應(yīng)該說,培訓(xùn)做得不到位,哪個指標(biāo)都好不到哪里去。
5、質(zhì)檢、培訓(xùn)、現(xiàn)場管理三大支柱部門的配合。管理是合力,這三者之間如果不能相互配合,則勢必形成梭子、魚和老鷹的故事”----都拉一輛車,但是方向卻不同,所以車勢必一動不動,但是每個人卻都花費了巨大的力氣。
所以,為什么前期的運營管理會很難,就是因為需要建設(shè)大量的管理機(jī)制。而在運營的過程中也是要不斷的維護(hù)和優(yōu)化各管理機(jī)制的。
2管人
管理人,說起來簡單的三個字,但是內(nèi)部的工作量卻是無窮大的。
客服中心的團(tuán)隊管理,與其說要管理好一線員工,不如說先輔導(dǎo)好班組長。班組長是兵頭將尾,是連接員工和公司的橋梁、是具體的實施者,客服中心的管理效力很大層面上取決于班組長。班組長強(qiáng),則團(tuán)隊強(qiáng);班組長弱,則團(tuán)隊弱。
班組長的核心管理能力是溝通技巧、輔導(dǎo)技巧和激勵員工的技巧;班組長的核心素質(zhì)是責(zé)任心、專業(yè)度和自省力;目前,從對眾多客服中心班組長的能力測評結(jié)果來看,班組長最為欠缺的是運營分析能力,最需要提升的工作習(xí)慣是工作的主動性和創(chuàng)新能力。
客服中心的員工管理需要做好以下幾個步驟:
1⃣ 從公司的層面建設(shè)好相應(yīng)的晉升、評定和激勵機(jī)制。
2⃣ 建設(shè)好良好的文化氛圍,培養(yǎng)員工對工作的認(rèn)同感。
3⃣ 班組長的個性化的激勵技巧,能夠根據(jù)不同員工的實際情況解決個性化的問題。