首解率(First Contact Resolution Rate或者First Call Resolution Reate)是客戶聯(lián)絡(luò)中心的幾個(gè)核心衡量指標(biāo)之一,其重要性和對(duì)于客戶的意義是不言而喻的。但是對(duì)于這項(xiàng)指標(biāo)的定義、衡量與管理業(yè)內(nèi)一直存在著不同的思路與實(shí)踐,且大都有自己的目的和理由。下面我們就來聊一聊這項(xiàng)指標(biāo)的這幾個(gè)方面:
指標(biāo)定義:
首解率一般定義為客戶的聯(lián)絡(luò)需求在第一次聯(lián)絡(luò)中就被圓滿解決,不需要后續(xù)工作、不需要回呼、也不需要二次確認(rèn)等等。但是這個(gè)定義看上去簡單明了,但卻隱藏著無數(shù)陷阱。舉幾個(gè)例子:客戶在聯(lián)絡(luò)客服中心之前已經(jīng)查詢過網(wǎng)站、咨詢過微信、跟AI機(jī)器人有過對(duì)話,在都沒有解決問題的情況下不得已聯(lián)絡(luò)客服中心并使問題得到了解決,算不算首解;客戶在首次聯(lián)絡(luò)中未掛機(jī)被轉(zhuǎn)接到了其他隊(duì)列并使問題得到了解決,算不算首解;客戶首次聯(lián)絡(luò)中包含好幾個(gè)問題,有的得到了解決,有的未能解決,算不算首解;客戶來電故障報(bào)修,需要出現(xiàn)場才能解決問題,如何算首解等等各種各樣的具體情況,使首次解決的定義內(nèi)涵豐富多樣。而定義是衡量的前提,不同的定義會(huì)直接影響到最終的衡量標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)表現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,對(duì)首解率做進(jìn)一步的細(xì)節(jié)定義,才能使得這項(xiàng)指標(biāo)具有可操作性。
衡量方法:
業(yè)內(nèi)普遍采用的衡量方法基本有兩種:時(shí)限統(tǒng)計(jì)與客戶調(diào)查。時(shí)限統(tǒng)計(jì)是指首先定義好客戶在多長時(shí)間內(nèi)同一號(hào)碼有重復(fù)來電就判定為未能一次解決;而客戶調(diào)查則是指當(dāng)電話或聯(lián)絡(luò)結(jié)束后緊隨其后的調(diào)查,一般為IVR語音、網(wǎng)頁彈窗、短信或郵件等形式,詢問客戶所咨詢的問題有沒有得到解決。但是,這兩種方法都不是完美的,會(huì)有誤判和漏判。比如有些人習(xí)慣一次電話只解決一個(gè)問題,放下電話一會(huì)兒又想起一個(gè)問題同一號(hào)碼又再次來電;有的客戶對(duì)于寬帶故障非常惱火,剛剛電話報(bào)修完畢就接到了首解率調(diào)查,你讓他怎么回答你?面對(duì)這種情況,不要輕易去做行業(yè)對(duì)比,本身就不完善且定義不同的指標(biāo)對(duì)比是意義不大的。服務(wù)質(zhì)量管理集團(tuán)(SQM)的一項(xiàng)調(diào)研表明,同一數(shù)據(jù)同一指標(biāo)的不同定義和衡量方法所產(chǎn)生的結(jié)果差距可高達(dá)18%。企業(yè)要做的是一方面不斷根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整衡量閾值和記錄方式,另一方面是固定一種衡量方式,盡管不完美,但可以縱向看自身在這項(xiàng)指標(biāo)上的改善趨勢。
首解率還有一些其它的測量方式,可參考Callcopy公司的如下調(diào)研結(jié)果:
改進(jìn)與提升
最后來說一下這項(xiàng)指標(biāo)的改進(jìn)與提升。兩個(gè)方面,員工個(gè)人知識(shí)與能力,服務(wù)支撐系統(tǒng)與流程。對(duì)于一線員工來說,知識(shí)積累越豐富,操作能力越熟練,首次解決客戶問題的機(jī)會(huì)就越大。對(duì)于系統(tǒng)和流程,流程的制約度、權(quán)限、知識(shí)庫與信息流的豐富性與及時(shí)性、對(duì)后臺(tái)及其它部門支撐與協(xié)調(diào)的依賴程度等等都會(huì)制約員工為客戶解決問題的水平。很多優(yōu)秀的一線員工,有時(shí)真的是心有余而力不足。因此,這里需要特別注意另外一個(gè)問題:對(duì)一線員工考核首解率指標(biāo)。在制定FCR考核與改進(jìn)指標(biāo)之前,建議先進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析,看看有多少比例的未解決是因?yàn)閱T工本身知識(shí)和能力問題,又有多少比例是因?yàn)槠髽I(yè)的流程、制度、授權(quán)、系統(tǒng)、支撐等方面的問題。如何界定與對(duì)待這兩類問題,是關(guān)系到考核是否相對(duì)公平公正,只針對(duì)員工的改進(jìn)與提升是否湊效的前提。
最后給大家留一道思考題:首解率指標(biāo)是不是越高越好?