如果中國企業(yè)500強中采用文件管理外包服務(wù)的比例能夠達(dá)到世界500強85%的平均水平，每年就可節(jié)約667億元人民幣。這既是對國家倡導(dǎo)的節(jié)能減排理念的踐行，也是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下抵御風(fēng)寒”的小妙招。

　　IT行業(yè)的冬天已經(jīng)到來。為應(yīng)對寒冬，多數(shù)企業(yè)采取了收縮市場戰(zhàn)線、縮短產(chǎn)品線、減少廣告促銷投入、簡化渠道等緊縮措施，準(zhǔn)備進(jìn)入寒冬休眠期，但是也有不少的企業(yè)在逆境中創(chuàng)新營銷手段，利用自身的信息化技術(shù)優(yōu)勢，提高自身和客戶的御寒能力，以立思辰、富士施樂、東芝、理光為代表的文件管理外包服務(wù)商就是其中的代表。

　　小改變 大節(jié)約

　　成立于1985年，年銷售額高達(dá)12億元的北京飛機維修工程有限公司原有復(fù)印機75臺，打印機471臺，年輸出量1200萬印—1500萬印。2000年開始采用立思辰文件管理外包服務(wù)以后，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接率從最初的5%提升至93%，設(shè)備冗余下降了63%，而輸出成本卻下降了15%以上。

　　所謂文件管理外包服務(wù)，就是指企業(yè)將所有打印機、復(fù)印機、傳真機、一體機等文件設(shè)備的運營管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務(wù)商，由外包商對設(shè)備進(jìn)行必要的調(diào)整并予以整體優(yōu)化調(diào)整，部署文件管理軟件，并全面接管設(shè)備的運營、耗材更換、維保等?？蛻糁恍韫芾硗獍?，并以按需打印、按張付費的形式向外包商支付費用，而無需為耗材、維修等單獨付費。文件管理外包服務(wù)充分體現(xiàn)了社會化分工和精細(xì)化管理的趨勢，即用戶專注于自身的核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而將非核心環(huán)節(jié)交給更專業(yè)的外包商。

　　對此，北京立思辰科技股份有限公司董事長池燕明舉例說明：立思辰服務(wù)的一家大型上市公司在北京的總部原有數(shù)十臺復(fù)印機、600多臺打印機和傳真機，設(shè)備的狀態(tài)差且運行成本高。文件管理外包項目實施后，該公司的文件輸出設(shè)備數(shù)量下降了56%，在同等印量情況下，僅耗材等顯性費用，就降低了15%以上。通過軟件管理，哪個部門輸出量是多少、彩色多少、黑白多少、費用多少，隨時一目了然。員工開始自覺地控制印量，雙面打印、多合一打印等環(huán)保節(jié)約措施得以實施。文件的分發(fā)、存儲、檢索、安全等管理和流程同時得到改善。整個企業(yè)的文件管理格局完全改變了。

　　其實文件外包服務(wù)在國外有著相當(dāng)長的歷史，最初起源于1956年在美國建立的施樂商業(yè)復(fù)印服務(wù)中心。1971年，施樂復(fù)印中心提出設(shè)備管理的概念并簽訂了第一個設(shè)備管理合同，此后，專業(yè)的文件服務(wù)理念逐漸被國外的大企業(yè)所接受。在2007年中國文件管理外包服務(wù)市場品牌結(jié)構(gòu)統(tǒng)計中，富士施樂以53.87%的份額領(lǐng)先，本土企業(yè)立思辰以4.55%的份額排名第二，領(lǐng)先惠普、理光、東芝等對手，而前7名中僅有1家中國公司。

　　據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計，世界500強企業(yè)中的85%以上采用文件管理外包服務(wù)，它能夠幫助企業(yè)降低文件處理成本10%—25%。盡管國內(nèi)企業(yè)應(yīng)用率不足5%，但最近一兩年，中國的客戶開始接受新的理念，這個市場已經(jīng)接近爆發(fā)增長的前夜。”中國惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團(tuán)市場開發(fā)經(jīng)理楊子江對此充滿了信心。

　　弱市場 新機遇

　　當(dāng)整體經(jīng)濟(jì)衰退時，外包業(yè)務(wù)卻將獲得增長。這一業(yè)內(nèi)共識再次得到證實：PBMS公司在過去的兩年間業(yè)務(wù)增長高達(dá)29%，立思辰過去3年連續(xù)以50%的速度增長。盡管人們并不認(rèn)為所有的業(yè)務(wù)增長均來自經(jīng)濟(jì)衰退的因素，誰也不能否認(rèn)，文檔應(yīng)用量大的行業(yè)在這個時候會更加關(guān)注節(jié)省文檔費用的事實。

　　經(jīng)濟(jì)下滑周期通常帶來節(jié)能環(huán)保等產(chǎn)業(yè)的增長，對文件外包來說也是這樣。此次金融危機引發(fā)全球經(jīng)濟(jì)下滑，大量企業(yè)的銷售受到?jīng)_擊，盈利能力下降，從而有更大的動機來降低成本并提高效率。而文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經(jīng)濟(jì)下滑周期更容易得到客戶關(guān)注。目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，正是推行文件外包服務(wù)的良好時機，可以幫助企業(yè)降低成本，度過冬天。”東芝泰格信息系統(tǒng)(深圳)有限公司中國事業(yè)總部董事總經(jīng)理須毛原勲對此毫不避諱。

　　讓須毛原勲和他的同行們?nèi)绱俗孕诺脑蛟谟?，文件管理外包給企業(yè)管理帶來的實實在在的好處，在這個冬天顯得格外耀眼：

　　首先，可以幫助企業(yè)節(jié)約管理成本，提升盈利能力。有研究表明，不同行業(yè)的企業(yè)花費在文件管理的成本一般占其運營成本的5%－11%，這個比例相當(dāng)驚人。文件管理外包服務(wù)可以幫助客戶有效管理文件管理費這部分沒有審計的費用”，并為后續(xù)的控制與管理打下良好的基礎(chǔ)，達(dá)到節(jié)約管理成本和提升盈利能力的目的。

　　其次，可以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，增強企業(yè)競爭力。外包前，大量老舊設(shè)備嚴(yán)重影響生產(chǎn)力；外包后，絕大部分設(shè)備更換為全新高性能一體化復(fù)合機，性能、生產(chǎn)力、客戶體驗得到了大幅度的提升，從而加快信息溝通與流轉(zhuǎn)的效率。在企業(yè)競爭日趨激烈的今天，文件的溝通與流轉(zhuǎn)效率直接影響企業(yè)決策和做出反應(yīng)的速度。從這個意義上來看，辦公信息系統(tǒng)服務(wù)對于企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、增強競爭力具有重要意義。

　　再其次，可以降低資源消耗，創(chuàng)造綠色辦公環(huán)境。文件管理外包服務(wù)通過文件設(shè)備監(jiān)控、成本管理軟件與文件安全管理軟件的配合，推進(jìn)了無紙化辦公和優(yōu)化辦公流程，通?？山档陀×?0%。在節(jié)省費用的同時，有效地保護(hù)森林資源，并大幅度減少固體廢棄物排放。同時，文件外包服務(wù)使得文件設(shè)備得到合理布局，從而盡可能避免文件設(shè)備可能排放的顆粒、臭氧等有害物質(zhì)對員工健康的損害。