作為對大客戶提供的附加價值服務(wù)，開展以文件相關(guān)業(yè)務(wù)的外包正在辦公環(huán)境里流行起來。在布朗•威爾森集團(tuán)最新公布的《外包產(chǎn)業(yè)黑皮書》中，文件流程外包獎第1名、外包服務(wù)環(huán)境友好獎第1名、最佳全球外包企業(yè)獎第3名均被同一家打印廠商富士施樂囊括。

無獨(dú)有偶，像惠普、理光這些打印機(jī)制造商都紛紛推出了企業(yè)級文件外包解決方案。那么，文件外包服務(wù)都包含哪些服務(wù)模式？分別適用于哪些行業(yè)？能否為用戶帶來成本節(jié)約以及增值服務(wù)？日前富士施樂（中國）有限公司全球服務(wù)部全國市場及業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)理葛清泉對此一一做了解答。

將非核心業(yè)務(wù)外包

據(jù)葛清泉介紹，如果是面向全球客戶提供統(tǒng)一的具備高品質(zhì)保證的外包服務(wù)，一般主要包括文件生產(chǎn)發(fā)行服務(wù)、ePrintsourcing、郵寄和遞送服務(wù)、客戶溝通服務(wù)、創(chuàng)意服務(wù)、文件咨詢顧問。

為何選擇專業(yè)外包商服務(wù)呢？葛清泉認(rèn)為，通過外包服務(wù)，用戶只需關(guān)注任務(wù)發(fā)布和結(jié)果，中間環(huán)節(jié)均由外包商運(yùn)作，成本得到控制的同時還能擁有專業(yè)服務(wù)商的技術(shù)和資源，自身更加專注于核心業(yè)務(wù)。

舉例而言，比如將日常重復(fù)性工作及小批量多批次類工作，如文件的大批量制作及流程管理外包給專業(yè)服務(wù)商。再比如將基礎(chǔ)IT設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)交由外包商集中管理，資產(chǎn)更加清晰，文印更加標(biāo)準(zhǔn)，最終為用戶創(chuàng)造了方便使用設(shè)備的環(huán)境。

提供成本和流程管理

葛清泉表示，對于辦公環(huán)境內(nèi)所有的文件輸出設(shè)備（包含多品牌設(shè)備），文件外包服務(wù)可提供全面的成本及流程管理，幫助用戶進(jìn)一步加強(qiáng)成本和工作效率的管理、控制和提升。

要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理，富士施樂會為用戶提供專業(yè)的評估。”葛清泉介紹說：一是通過收集數(shù)據(jù)，將測評指標(biāo)數(shù)值化，最終測算出最優(yōu)化的設(shè)備配置組合。二是對設(shè)備采購、故障修復(fù)、耗材管理、資產(chǎn)管理的流程進(jìn)行改善。三是通過與用戶面談、填問卷進(jìn)行統(tǒng)一分析，針對不同用戶量身定制文件外包服務(wù)。”

富士施樂在文件外包服務(wù)實施過程中，一是負(fù)責(zé)生產(chǎn)制作場地的規(guī)劃，機(jī)器布局、生產(chǎn)線布局、工作車間裝修等。按照文檔的制作要求排班生產(chǎn)，并在規(guī)定期限內(nèi)完成并提交；二是負(fù)責(zé)日常硬件設(shè)備，如打印機(jī)、繪圖儀以及設(shè)備的配件、耗材及維修保養(yǎng)服務(wù)；三是負(fù)責(zé)項目的日常運(yùn)營，包括生產(chǎn)制作人員及項目管理人員的派遣；四是負(fù)責(zé)文件管理外包制作過程中相關(guān)軟件的配置。”葛清泉接著介紹道。

駐場提供一站式服務(wù)

在廣東省電子設(shè)計研究院，印刷出版的設(shè)備品牌、型號眾多，需要有效管理，利用好設(shè)備，并能清晰地核算成本。而且，文檔與出版管理中不少的設(shè)計圖紙、地形圖紙和設(shè)計方案等涉及企業(yè)和國家的機(jī)密，保密性要求非常高。圖紙和文檔的印刷出版質(zhì)量的控制要求也比較高。富士施樂特別針對用戶的這種發(fā)展需要，在用戶現(xiàn)場建立了印制出版服務(wù)站，提供一站式的圖紙和文檔的輸出服務(wù)。

葛清泉詳細(xì)地介紹說：富士施樂對廣東省電子設(shè)計研究院辦公室文印輸出設(shè)備管理的服務(wù)，首先采取對現(xiàn)有的流程進(jìn)行整理和改進(jìn)。其次，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，并根據(jù)產(chǎn)能需要合理增加設(shè)備。再其次，合理安排現(xiàn)場服務(wù)人員，通過排班制度保證正常生產(chǎn)及突發(fā)性需求。最后，建立了規(guī)范的管理現(xiàn)場，提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)的覆蓋范圍，滿足客戶未來業(yè)務(wù)拓展，如國內(nèi)以及海外市場的需求。”

至此，用戶只需要提供需求和質(zhì)檢蓋章，其他任務(wù)如接收紙質(zhì)文檔和電子檔、排版、歸檔、錄入信息、印裝出圖、包裝、交付都由富士施樂完成。”葛清泉自豪地告訴記者，目前，富士施樂文件外包服務(wù)已經(jīng)服務(wù)于中國市場15年，銷售額占中國各項業(yè)務(wù)發(fā)展的比率是15%。