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呼叫中心投訴處理流程

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投訴其實不是什么壞事,相反我們應該真心誠意的來感謝每一位來投訴的客戶,畢竟他們是在給我們改進的機會。投訴可以指出公司的缺點,投訴是提供你繼續(xù)為他服務的機會,投訴可以加強他成為公司的長期理性顧客,投訴可以使公司產(chǎn)品更好地改進,投訴可以提高處理投訴人員的能力。

那些購買我產(chǎn)品的人是我的支持者;那些夸獎我的人使我高興;那些向我埋怨的人是我的老師,他們糾正我的錯誤,讓我天天進步;只有那些一走了之的人是傷我最深的人,他們不愿給我一絲機會。

1 、投訴處理流程

投訴處理流程分為客服座席處理流程與經(jīng)理處理流程,根據(jù)投訴的問題產(chǎn)生的原因、客戶的目的進入不同的處理流程。

(一)座席處理流程:

①傾聽認知:客戶的三種投訴心態(tài):求發(fā)泄、求尊重、求補償??蛻舻娜N基本需求:被理解、被尊重、安全感。傾聽他們的感受,要弄清問題的本質(zhì)及事實。

②同步引導:認知客戶與他們保持同步,對他們的情感投入感情、讓客戶發(fā)泄一下不滿。要知道顧客為什么打電話來,讓顧客馬上告訴你他的需求,達到這一目的最有效的方法就是問引導性問題。

③澄清陳述:讓客戶從怒火中回到解決問題的理性中來,提出可能的解決方案,總結(jié)問題達成一致。如果問題在我方,應立即道歉并以最快時間給客戶解決;如果問題在客戶自身,則要說明問題的實質(zhì)。

④解決感謝:在客戶異議基本解決后,還要再問客戶還有其它什么要求,以誠懇的態(tài)度告訴客戶,假如你還有其它問題,請隨時致電呼叫中心,并感謝客戶提出的寶貴意見和建議。

當座席在其職責范圍內(nèi)無法解決客戶的投訴時,則必須按照投訴處理流程提交給經(jīng)理進行升級處理,由經(jīng)理負責協(xié)調(diào)聯(lián)系相關部門進行解決,把客戶反映的問題派發(fā)到相關的部門,各部門再進行相應的處理,然后把處理結(jié)果返回,最后由經(jīng)理將處理結(jié)果回復客戶。

(二)經(jīng)理處理流程:

①溝通協(xié)調(diào):對需跨部門解決的投訴,經(jīng)理的任務是協(xié)調(diào)督促相關部門解決;對客戶一定要和高層管理者溝通,或者某些特定問題關系到客戶的重大利益時,經(jīng)理的任務則是向上級申請授權(quán)并與客戶協(xié)商解決。

②電話回訪:在處理投訴的最后階段,應把客戶當作自己的朋友,與客戶建立一種情感,使客戶有一種歸屬感。在投訴得到協(xié)商解決后,通過電話回訪關心與詢問客戶對處理結(jié)果的滿意程度,同時獲取客戶對公司整體服務的反饋意見。

③總結(jié)分析:對客戶投訴信息及處理過程進行整理分析、歸類匯總,形成客戶投訴的原因和處理客戶投訴的總結(jié)提煉,對公司有著重要的意義。

④培訓改進:最后將總結(jié)經(jīng)驗添加到知識庫以及通過培訓方式與座席進行分享,并且反饋到公司領導層及各相關部門,以促進公司相關各項工作的改善,并形成對各相關部門有效的監(jiān)督。

2 、客戶投訴分類

我現(xiàn)所在呼叫中心面臨的客戶投訴主要有以下幾種:

一、由于業(yè)務流程與硬件設施造成的客戶不滿;

二、由于系統(tǒng)原因客戶無法進行相關操作;

三、工作人員業(yè)務水平所限或責任心不夠誤導客戶甚至造成客戶損失;

四、工作人員服務態(tài)度;

五、客戶操作使用不當;

六、客戶無理取鬧或提出不合理要求。

我們來分析一下上述的六類投訴:

第一和第二類投訴屬于業(yè)務流程與技術(shù)硬軟件的問題,有利于客戶便利的業(yè)務流程改造、增加投入提高硬件設備的配置和增加人力提高軟件系統(tǒng)的維護,這二類投訴問題都是可以得到改進而減少的。

第三和第四類投訴都屬于員工職業(yè)素質(zhì)的人為因素,很顯然改善員工的整體素質(zhì)即能避免此類投訴,至于怎么做這也是本文將重點閘述的。

第五和第六類完全是由于客戶自身原因引起的投訴,但往往這類投訴卻是很難處理的,如何處理好此類投訴則是座席和管理流程的優(yōu)劣來決定的。

那么如何做到減少由于員工職業(yè)素質(zhì)而造成的客戶投訴呢?

解決投訴關鍵的是公司每位員工的責任心,試想如果在投訴發(fā)生之前,我們的服務能更周到些,產(chǎn)品更成熟些,業(yè)務更專業(yè)些,我們的客戶還會來投訴嗎?

如果在投訴發(fā)生之后,我們的責任心能為客戶考慮的多些,那客戶還會不滿意嗎?

信立于誠 ,業(yè)精于專,讓客戶在交易時與我們交心、交朋友,我想如果我們用責任心與愛心成為客戶的朋友的話,那還會有朋友投訴朋友的事發(fā)生嗎?讓員工樹立敬業(yè)愛崗的精神,企業(yè)文化建設與培訓體系建設是公司值得重視的,提高員工職業(yè)修養(yǎng)的手段應倡導精神鼓勵為主,而以物質(zhì)激勵為輔。品質(zhì)管理體系與業(yè)務規(guī)范流程制定的有效性,也體現(xiàn)在管理者對服務細節(jié)方面的重視程度。

呼叫中心要具備成文的客戶投訴處理流程,并保證呼叫中心所有員工嚴格按照流程處理一切客戶投訴問題,并有相應的績效考核機制。要高效率、低成本、客戶滿意度高、客戶體驗一致性高地完成每一個客戶投訴的處理,必須在日常的實踐中提煉出一套完整的處理流程,并將其固化。流程的內(nèi)容應該涵蓋從前臺的受理、派發(fā)到后臺的支持、配合, 再到對用戶的反饋,直至對這些問題的匯總、分析、反饋、改進??傊?,流程的設計要使投訴處理過程中 的每一個活動都建立在前一個活動結(jié)果之上并為達到最終目標產(chǎn)生作用。

3、客戶疑難投訴案例:

(一)客戶打電話,表明對某項業(yè)務收費有疑問,要求退還收費,否則將向消費者協(xié)會投訴。你該怎么辦?

我的理解是,該客戶的安全感的基本需求很缺乏,他是對業(yè)務收費產(chǎn)生“疑問 ”,投訴的心態(tài)傾向于求補償?shù)模乙呀?jīng)對投訴結(jié)果作了充分的準備。這個客戶雖然“有備而來 ”氣勢洶洶,但是他的投訴起因?qū)嶋H是站不住腳的,座席必須有理有據(jù)的告知其相關上級部門的收費規(guī)定和咨詢電話,即可打消其疑慮,但切不可與客戶發(fā)生爭執(zhí)造成本來可以一次性解決的問題變成升級投訴。投訴處理技巧以權(quán)威制勝。

(二)客戶打電話,要投訴某工號的員工,稱該員工告知其錯誤的時間信息,使客戶白白的跑了一次營業(yè)廳。你該怎么辦?

我的理解是,這已經(jīng)是一通升級投訴電話,客戶缺乏安全感,但沒有提出賠償損失,雖然事實上已經(jīng)隱性 造成客戶損失了。某號員工的告知其錯誤時間信息的因造成了客戶時間的損失。處理升級投訴之前一定要對用戶投訴的問題有全面的了解,做到心中有數(shù),假設可能出現(xiàn)的幾種情景及應對措施,在了解用戶投 訴意圖的基礎上,設定可能處理方案擬供用戶選擇,但需要盡可能的站在不損害公司利益的立場上。把握好最終處理原則 ,超出原則不予接受 ??捎玫耐对V處理技巧是轉(zhuǎn)移目標。博取同情 ,告知其我們將對過某號員工進行嚴厲的處罰,讓他盡量避免或減少賠償?shù)囊蟆?br />
(三)客戶打電話,表明身份是記者,要投訴剛才接待他的某位員工,稱其態(tài)度惡劣。并聲稱要將此事登報發(fā)表。你該怎么辦?

我的理解是,又是一通升級處理電話,客戶的基本需求是求尊重,客戶的投訴心態(tài)是求發(fā)泄。態(tài)度一定要非常誠懇,大丈夫能屈能伸讓他罵兩句也不會影響我的心情,因為我的目的是讓他“息火退熱 ”。投訴處理技巧是勇于認錯,讓座席本人去電話“求饒 ”,因為一旦認錯客戶就理不直了;適當讓步,這樣的話客戶就氣不壯了。用微笑化解冰霜,以朋友之心真誠待之。

(四)客戶打電話,要投訴某位員工,稱對其服務不滿。但經(jīng)查該員工服務沒有問題,而且此客戶為公司大客戶。你該怎么辦?

我的理解是,站在客戶的立場上和站在公司的立場上看問題往往都是偏面的,我們需要取得公司與客戶利益的交集,而不是讓客戶站在公司的對立面上。大客戶的基本需求是被尊重,他的投訴目的是求發(fā)泄。投訴處理技巧是微笑化解冰霜,要知道大客戶來公司賺錢的而不是吵架的。讓客戶有優(yōu)越感,不用糾纏于誰是誰非上,盡量贊揚夸獎這位大客戶,他的優(yōu)越感勝出不滿,大客戶怎么能糾纏于小事呢?真心真意拉近距離,人心都是肉做的,難道大客戶真不知道他是在無理取鬧嘛,當你做到感動他的地步時,這種感動會讓他推心置腹的跟你做好朋友了。




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