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客服高手支招,3大角度穩(wěn)妥應(yīng)對客戶投訴

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最容易讓客服人員委屈的是:被客戶罵了之后還要被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備;
最容易讓客服人員費解的是,被客戶表揚的話術(shù)卻被領(lǐng)導(dǎo)扣分了;
最容易讓客服人員郁悶的是,明明聊的挺好的怎么結(jié)束了溝通就會投訴我呢?
最容易讓客服人員心塞的是,我在努力為幫助你,你卻說要投訴我。

今天我們來談一談后兩種問題,被客戶投訴。
常在河邊走,哪能不濕鞋。沒被投訴過,估計都不好意思說自己做過客服。
那么,當(dāng)被客戶投訴之后,怎么做才能夠讓已經(jīng)嚴(yán)重不滿的客戶消氣?再有,當(dāng)正在溝通中時,被客戶直接指出來,我要投訴你,這個時候客服應(yīng)該如何處理,才能“化險為夷”?

第一種情況:無辜被投訴

這種情況是完全的懵逼,明明一切都很好的,天空依然明朗,你情我愿,兩情相悅,怎么轉(zhuǎn)身就要和我提分手呢?

甚至組長也懵逼,一切都挺好的,為什么要投訴呢?

這就是抖音評論經(jīng)常說的那句話,天子不知道,孔子不知道,誰也不知道。

這種投訴往往不是針對個人的,客戶要么是對流程不滿,要么是個人心情的問題。所以一旦事后回訪客戶就會說,我回復(fù)錯了。

面對這種情況,客服就只能自認(rèn)倒霉,自己調(diào)節(jié)一下心態(tài)。

多想想那些比我們更苦逼的人,想想自己雖然算不上花容玉貌至少健康,沒準(zhǔn)還有人惦記著,吃點好的,睡一覺也就好了。

第二種情況:盼望來的投訴

這種情況就是盼望著盼望著,你果然沒讓我失望,你看看,我就說你會投訴我的,你果然來了。

有些事情的折磨不是在事情發(fā)生之后,而是在即將發(fā)生,但是又不知道是否能發(fā)生的時候。

所以實際上只要我們感覺到有可能被投訴,果然被投訴的時候,其實折磨已經(jīng)基本臨近結(jié)束了。該扣分還是咋地就完事了。

但是如果客戶需要回復(fù),而公司也恰好是要求你回復(fù)的話,如果處理不好可能是更大噩夢的開始。

這種時候我們該怎么辦呢?

1、首先要做好充分的準(zhǔn)備

聽顧客說,分析客戶的性格,尤其是點燃客戶情緒的那句話或者是那個問題,避免再溝通時又踩雷。

2、想好如何去解釋

當(dāng)時這么做的原因,是否有哪個前提沒說清楚,背景是什么,腦子里想的是什么。還可以做一些之前的推演,那天是因為我剛下夜班,或者是剛剛被一個客戶罵,也或者是家里發(fā)生了一些事等等。

3、處理投訴,誠意道歉

道歉態(tài)度越誠懇越好,即便不需要痛哭流涕,也要真誠的表示自己錯了:我錯了,我哪哪都錯了,我就沒有對的地方。待客戶諒解后,清晰解釋問題發(fā)生原因,并表示自己是無心之過,我自己也對自己行為感到自責(zé)。

4、提出改進措施

說自己的改進措施會讓客戶有成就感,也會正面告知客戶,你看你的投訴多有價值。比如:正因為有您的督促,我們才會不斷進步,我決定以后……,以免再惹其他的客戶投訴。

5、讓客戶同情你

“公司對這方面的管理很嚴(yán)格,我會受到酷刑的”、“公司已對我做了嚴(yán)酷的處理,我自己也明確了錯誤......”。當(dāng)客戶發(fā)現(xiàn)自己的行為會讓你受到超過預(yù)期的損傷時,會有內(nèi)疚的情緒,一般情況,當(dāng)客戶產(chǎn)生惻隱之心之后,會覺得要不就算了,從而讓投訴大事化小,小事化了。

6、表達對客戶深深的感謝

感謝您給我了一個成長的機會和空間,你的投訴讓我對工作有了更明確的認(rèn)知。

一般來說:認(rèn)錯+解釋+同情認(rèn)可,會讓客戶的情緒大幅度的得到釋放,問題能得到有效解決。

第三種情況:溝通中被投訴

本來說的挺開心的,或者是小有不耐煩呢,客戶忽然話鋒一轉(zhuǎn),我要投訴你。這個時候裝作不是故意的已經(jīng)不管用了,馬上調(diào)整態(tài)度也不管用了。

那該怎么做呢?


1、轉(zhuǎn)移話題

表達出自己沒有意識到問題產(chǎn)生,把問題幽默化。比如:原來這就是態(tài)度不好啊先生,難怪昨天培訓(xùn)老師還批評我說話硬,昨天我還不相信呢,現(xiàn)在我知道了。


2、解釋
之所以要解釋,是讓客戶明確你的確是無意冒犯對方,從而獲得客戶的原諒。比如:我剛才這么說的原因是……。

當(dāng)然,這里的解釋不是推脫,而是說清楚我的原因。比如說我們手中沒有這個資料,或者是我們處理事件會很長,怕耽誤你的時間。也可以從自己的角度解釋,我確實剛剛下夜班有些暈,而且我剛剛被領(lǐng)導(dǎo)罵了,還可以說我是新員工。


3、致歉

任何投訴處理離不開“對不起”,最好要讓客戶從靈魂深處意識到我自己覺得自己錯了。比如:很抱歉先生,給您帶來的不愉快還請見諒。


4、示弱
適當(dāng)對客戶示弱,能讓客戶的虛榮得到滿足。比如:如果您真的要投訴,我這邊會受到嚴(yán)厲的懲罰,還請您這邊高抬貴手。

寫在最后

在客服,我們可以不用過分糾結(jié)客戶為什么投訴你,畢竟,客戶投訴的理由千千萬,如果我們過分較真,引起沖突,最后倒霉的還是我們。

所以,還不如多想想客戶為什么會投訴,我們?nèi)绾稳ヌ幚砟茏寭p失受到最小,并用恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞阶寙栴}解決,這樣不管遇到什么類型投訴,我們都可以迎刃而解。

當(dāng)然,如果我們真的面對是那種毫無下限的客戶,我們也只能忍一時風(fēng)平浪靜,退一步海闊天空,畢竟,客戶是上帝,別太和他們講道理。




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