外包管理系統(tǒng)由兩大部分組成：一是管理體系，二是支撐工具，二者相輔相成。

管理體系是根本，它決定管什么（內(nèi)容），誰來管（責(zé)權(quán)），以及如何管，即管理的對象和內(nèi)容、套路和方法規(guī)則。支撐工具是載體，承載著管理內(nèi)容、責(zé)權(quán)和管理方法的落地執(zhí)行，是一個共享的、透明的、動態(tài)的、實時的系統(tǒng)平臺，集資產(chǎn)、合同、外包服務(wù)過程、外包服務(wù)結(jié)果、技術(shù)方案、成本、質(zhì)量等服務(wù)信息于一體。

按照不同的特性和管理視角，管理對象又可分為對硬環(huán)境監(jiān)控和軟環(huán)境監(jiān)控兩部分。硬環(huán)境主要指IT運維服務(wù)的對象（即IT資產(chǎn)），軟環(huán)境主要指服務(wù)的提供者和服務(wù)流程（即IT資產(chǎn)+人+服務(wù)過程）。

建立完善的IT管理體系后，即可從以下幾個方面采取措施，多步驟破解外包管理黑盒”。

1. 構(gòu)建責(zé)權(quán)清晰的組織體系

IT部門承擔(dān)著組織的信息化管理職責(zé)，對IT規(guī)劃、IT建設(shè)、IT運維全面負責(zé)。信息化組織分工有的企業(yè)按照項目來設(shè)置，有的按照技術(shù)分類來設(shè)置，也有的按項目與技術(shù)混合來設(shè)置。例如，一家企業(yè)的IT組織結(jié)構(gòu)如圖2所示。

其中，網(wǎng)絡(luò)運維科僅僅負責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運行維護”，不負責(zé)軟件和網(wǎng)站的運維服務(wù)。IT應(yīng)用科負責(zé)IT業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和運維；網(wǎng)站科負責(zé)網(wǎng)站的建設(shè)和運維。很顯然，IT建設(shè)工作和IT運維外包管理工作的責(zé)任分散在各個科室，各行其是。造成該單位的IT運維管理處于無序、無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。

該企業(yè)根據(jù)信息化建設(shè)的進度和需要，重新調(diào)整了信息管理部門的組織結(jié)構(gòu)，如圖3。

IT建設(shè)科負責(zé)信息化建設(shè)項目從立項到驗收的全過程管理。其中常設(shè)組織是項目管理組，臨時性組織是各個建設(shè)項目組，如ERP組、SCM組等。各個項目組隨著項目的驗收，轉(zhuǎn)入IT運維階段。隨著該建設(shè)項目的結(jié)束，建設(shè)科中的臨時項目組織就會發(fā)生變化。

IT運維科負責(zé)單位所有軟件、硬件和信息的運行維護。按照專業(yè)進行分工，分安全運維組、基礎(chǔ)硬件運維組（含網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、機房、終端等）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)運維組（OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等等）。這三個部門會按照專業(yè)分工，規(guī)范管理所有IT資產(chǎn)的生命周期和狀態(tài)，管理外包成本和技術(shù)積累等等。

IT規(guī)劃/綜合科負責(zé)信息的對內(nèi)和對外的服務(wù)支持。對內(nèi)統(tǒng)一資產(chǎn)管理、采購/合同管理、規(guī)范管理、規(guī)劃和預(yù)算的編制與考核、制度和流程的發(fā)布，以及對上級和有關(guān)部門提供統(tǒng)計分析報表；對外統(tǒng)一接口，與外單位信息部門或主管單位信息化業(yè)務(wù)的接口等。

同時，該企業(yè)還對每個崗位的職責(zé)設(shè)計進行了必要的細化和優(yōu)化，明確了崗位所涉及的流程和權(quán)力等等。