2014年4月，北京工商批準的首家以文檔數(shù)據(jù)外包”注冊的企業(yè)拿到了新的營業(yè)執(zhí)照，從此前的北京東方博泰檔案文件管理咨詢有限公司”正式更名為北京東方博泰文檔數(shù)據(jù)外包服務有限公司”這意味著文檔數(shù)據(jù)外包”作為一個行業(yè)被正式認可。
商業(yè)檔案也能外包
在國內(nèi)，提到與文檔相關(guān)的外包，人們最熟悉的就是人事檔案外包，但是很少有人知道有商業(yè)文檔外包這個業(yè)務，博泰文檔公司全稱中的文檔數(shù)據(jù)外包”就是指商業(yè)文檔外包”這項服務，它的源發(fā)需求是金融、工程、及大型集團型企業(yè)不斷增長并無處存放的業(yè)務檔案和財務檔案，這些無比重要”的檔案短時間內(nèi)不能銷毀，增長速度遠遠超過存放空間的承受能力，人力管理很難跟上。
較早遇到這個問題的是金融行業(yè)，高增量的保險公司保單和銀行票證、單據(jù)需要更多空間存儲，而檔案館作為唯一的社會性服務機構(gòu)，不僅服務不能滿足商業(yè)檔案存儲需求，而且存儲成本高昂。自建庫巨大的硬件投資、管理投入和人力成本以及擴容投入也讓企業(yè)望而生畏，集約化、系統(tǒng)性、低成本的檔案存儲模式呼之欲出。
博泰文檔就是在這種強烈需求的驅(qū)使下成立的，而博泰的第一家客戶就是全國知名的保險公司。
第一個將國際檔案管理標準引進中國的本土企業(yè)
實際上，商業(yè)檔案外包在國外已經(jīng)有30年的歷史，形成了成熟的商業(yè)模式，美國最受尊敬的公司中就有商業(yè)檔案外包企業(yè)，這個行業(yè)的社會價值得到了客戶的廣泛認可，但在中國，這個行業(yè)才剛剛開始，而且由于沒有統(tǒng)一的標準，服務和管理質(zhì)量良莠不齊，保證大規(guī)模存儲安全的行業(yè)特征決定了對專業(yè)管理流程的依賴性，早期用excel表管理倉庫的方式顯然不能滿足安全性的要求，自我研發(fā)的簡易管理軟件由于實際經(jīng)驗不足也存在著安全隱患，博泰文檔創(chuàng)立之初就對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀做了充分的分析，從最大限度的保證客戶檔案安全存儲和快速調(diào)閱的角度出發(fā)，在考察了國際最先進的庫房，了解了操作流程之后，決定引入國際標準來作為開展業(yè)務的依據(jù)，大到庫房的選址、倉庫的改造、流程的安排，小到設(shè)備購置，甚至連進出過道的小推車都按國際標準配置。作為一家本土企業(yè)，博泰的目標只有一個：將最專業(yè)的服務帶給中國企業(yè)。
如何保證千萬無一失”
檔案的機密性決定了對安全性的高要求，這也是人們對外包的質(zhì)疑，人們往往容易認為自己管一定比外人管安全，但是事實并非如此。
自己管理檔案有兩點因素影響安全性：
一是檔案管理的專業(yè)性
因為不是企業(yè)核心業(yè)務，很多企業(yè)或組織對檔案管理并不重視，檔案從編目到整理都比較混亂，而管理檔案的人往往是兼職，這就給檔案的安全性埋下了隱患，由于管理不專業(yè)，因人員調(diào)動，交接不利造成的重要資料丟失事件屢見不鮮。
二是檔案存儲的規(guī)范性
檔案存儲狀態(tài)既是檔案管理規(guī)范性的重要表現(xiàn)，也是重要決定因素，有些單位并非不想規(guī)范管理，而是存儲空間實在有限，地方不夠，原本應該規(guī)范存放的檔案只好如廢品一樣堆砌在麻袋里，想找到一個檔案實在是太難了，另外，由于存儲地點不專業(yè)，不能做到專業(yè)的八防管理，檔案發(fā)霉、被蟲吃鼠咬的現(xiàn)象屢有發(fā)生。
人們對檔案外包安全性的質(zhì)疑也有兩方面：
如何保證檔案在運輸和調(diào)閱中的安全性？
一只檔案箱，從企業(yè)檔案室，到達博泰倉庫，要經(jīng)歷從紙箱準備、整理、分類、裝箱、搬運、正式上架等17個環(huán)節(jié)，箱子必須綁定人和位置，每個環(huán)節(jié)都是一個管理節(jié)點，需要一套嚴密的流程體系來支撐，博泰將國際標準結(jié)合本土需求打造了獨有的BT作業(yè)流程，保證收箱入庫和調(diào)閱文件的安全性。
如何保證檔案存放的安全性？
高標準倉庫保證安全
國際化標準的倉庫對安防的要求很高，選址要看土地屬性，看安保，甚至考慮防污染因素，而倉庫的內(nèi)部改造上至屋頂下至地面中間貨架都有嚴格的標準，在博泰倉庫每一箱檔案都享受VIP待遇，為了防強光，頂燈是按國際標準安裝的倉庫專用燈，而霧化噴淋設(shè)備和紅外煙感設(shè)備保障防火和防水，貨架是國外專門設(shè)計的有超強的堅固性，防震性能強。全部的金剛砂地面目的是防塵，定期有防蟲操作，和貨架巡檢。倉庫內(nèi)外不僅有無斷點多攝像頭監(jiān)控，還有倉庫監(jiān)控錄像備份數(shù)據(jù)，能夠保證存儲監(jiān)控錄像有據(jù)可查，將細節(jié)做到了極致。
在博泰的安全標準中，八防實際上等于信息安全八防和實體安全十防，高于行業(yè)通行的八防標準。
國際標準的操作流程保證安全
最安全的檔案存儲方式是：它就在你身邊，你卻認不出它是哪箱”，進入博泰存儲中心的箱子都是統(tǒng)一標準，沒有任何特殊標識，從箱體的條形碼上用肉眼根本認不出。而統(tǒng)一管理的模式注定了一個企業(yè)的檔案不會被放置到一起，而是被專業(yè)文檔倉儲IT系統(tǒng)用專業(yè)算法隨機分配儲位編碼，這樣的分散存儲方式比集中存儲更能保證人為破壞的安全性。
在專業(yè)的操作中，客戶調(diào)閱文件的位置是隨機的，銷毀文件也一樣，調(diào)閱的資料錯了還能回來，銷毀的數(shù)據(jù)錯了就再也回不來了。也正是因為有了這套專業(yè)的定位管理IT系統(tǒng)才使得海量箱體作業(yè)中的千萬無一失”成為可能。
看得見的成本節(jié)約
因為批量存儲、統(tǒng)一管理，空間和人力資源利用率高，檔案外包的成本反而會低于企業(yè)自己管理的成本，同樣面積的空間，博泰倉庫的存放能力比標準商業(yè)建筑增加一倍以上，而專業(yè)化的團隊和強大的IT管理系統(tǒng)，亦可減少企業(yè)檔案管理方面的人力成本，這樣一”加”一”減”總成本自然更低，而企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量反而會提高。相比檔案館，選擇博泰文檔能將費用節(jié)約30%
博泰的很多客戶還以檔案外包存儲為契機，建立業(yè)務、財務、其他檔案的管理規(guī)范，并完成歷史檔案的清理盤點和質(zhì)量提升，達到從經(jīng)濟性到可管理性同步提高的雙贏結(jié)果。
全國布局實現(xiàn)最佳本土化服務
由于著眼于長足發(fā)展，博泰在全國多個省會城市都成立了統(tǒng)一的國際化標準的檔案保管中心，成為國內(nèi)檔案保管中心最多的企業(yè)，服務網(wǎng)點覆蓋全國300多個城市和地區(qū)。用本地化服務滿足全國型客戶高標準的檔案存儲要求。成為大型企業(yè)檔案存儲的不二之選。
目前，博泰文檔先后服務于全球500強企業(yè)、全國性金融機構(gòu)、大型央企、全國性集團等。在保險行業(yè)有不可動搖的市場份額，此外，理念先進的銀行業(yè)、新興的理財行業(yè)，設(shè)計院，國家機關(guān)等檔案產(chǎn)出大的單位也不斷的找到博泰將檔案做長期外包。
據(jù)統(tǒng)計，世界500強企業(yè)中，有約80%的企業(yè)采用了專業(yè)公司所提供的憑證和檔案管理外包服務，博泰文檔相信，在不久的將來，文檔數(shù)據(jù)外包一定會成為更多中國企業(yè)的選擇。
