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采用“待處理工作清單”排序呼叫中心座席代表工作

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  呼叫中心座席代表在組織內(nèi)是唯一的人,他沒有一個(gè)持續(xù)“待處理工作清單”。當(dāng)然,座席代表必須完成具體的任務(wù),以檢查訂票或完成一個(gè)事件,但他們的主要職責(zé)是巧妙處理呼叫。閱讀通信、培訓(xùn)、項(xiàng)目工作 這些其他活動(dòng)也會(huì)如期進(jìn)行,通常需要額外的人以確保滿足服務(wù)水平。
  提供呼叫中心座席代表“待處理工作清單”似乎是不錯(cuò)的,但是他們的首要責(zé)任是巧妙處理呼叫。服務(wù)水平的可用性是必不可少的,但需要損失通話時(shí)間 -眾所周知卻故意被忽略不提的問題。沒有人愿意思考座席代表的閑置時(shí)間。
  座席代表能更明智地利用這段時(shí)間嗎?“待處理工作清單” 的目的是使座席代表可以更有效率的利用時(shí)間,讓座席代表有時(shí)間學(xué)習(xí)新的技能或閱讀新產(chǎn)品信息。
  創(chuàng)建“待處理工作清單”
  創(chuàng)建“待處理工作清單”最具挑戰(zhàn)性的部分是收集和排序座席代表任務(wù)。如果你的主管和經(jīng)理是稱職的,他們已經(jīng)知道誰(shuí)需要額外的輔導(dǎo)或誰(shuí)需要更多的時(shí)間了解產(chǎn)品,但他們只是沒有資源或時(shí)間。
  他們知道其最重要的任務(wù)是滿足服務(wù)水平,然后發(fā)現(xiàn)時(shí)間來進(jìn)行日常溝通和計(jì)劃項(xiàng)目,完成質(zhì)量和績(jī)效管理,持續(xù)的輔導(dǎo)、知識(shí)庫(kù)復(fù)習(xí)和預(yù)測(cè)未來的培訓(xùn)都需要安排時(shí)間。
  沒有必要安排額外的座席代表或時(shí)間來完成這些活動(dòng)。這部分可以通過與您的ACD實(shí)時(shí)集成來配置。呼叫中心座席代表的“待處理工作清單”可以按照以下三個(gè)步驟創(chuàng)建。
  1.定義活動(dòng) - 哪些類型的活動(dòng)需要完成?
  提供實(shí)時(shí)響應(yīng)呼叫量的技術(shù),允許呼叫中心的管理重點(diǎn)放在這三個(gè)步驟,并從這些聚集的空閑時(shí)間獲得好處 - 其中包括增加利用率和改善座席代表的績(jī)效。
  發(fā)現(xiàn)時(shí)間
  認(rèn)為你沒有時(shí)間?在您下次會(huì)議開始時(shí),行為要快,一分鐘的運(yùn)動(dòng)。請(qǐng)大家安靜,在一分鐘內(nèi)不要說話。
  隨著時(shí)間的推移,這個(gè)聚集的空閑時(shí)間變得更加驚人:
  • 每周- 250分鐘(4小時(shí)20分鐘) -超過半天的工作時(shí)間

  • 每年 - 12,000分鐘(200小時(shí)) - 五個(gè)星期的工作時(shí)間
  想象一下五周內(nèi)可以完成多少活動(dòng)。五周僅僅是冰山一角。座席代表平均一天花費(fèi)在等待模式下的時(shí)間是11%。如果你的呼叫中心將這個(gè)數(shù)字加起來,你可能會(huì)驚訝于這些可利用的時(shí)間。
  呼叫中心座席代表的“待處理工作清單”
  座席代表的“待處理工作清單”提供呼叫中心更有效運(yùn)營(yíng)的機(jī)會(huì)。它用有意義的活動(dòng)填補(bǔ)了空閑時(shí)間,提供了以前沒有的方向。
  有大量的充裕時(shí)間。找到合適的技術(shù)和收集時(shí)間,座席代表可以比以往任何時(shí)候都更具生產(chǎn)力。
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